Bewirtungsbeleg – Wie füllt man einen Bewirtungsbeleg steuerlich korrekt aus?

Gemeinsame Essen mit Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden sind beliebt, um Kundenkontakte zu stärken oder Projektplanung oder der Abschluss eines erfolgreichen Geschäfts. Aber wann ist ein Geschäftsessen tatsächlich absetzbar? Um Business-Treffen steuerlich geltend zu machen, brauchen Sie unbedingt einen vollständigen und korrekten ausgestellten Bewirtungsbeleg. Eine Quittung über die Kosten reicht dafür nicht aus.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Die entstandenen Kosten eines Geschäftsessens zählen zu den Betriebsausgaben eines Unternehmens und können daher steuerlich geltend gemacht werden. Dazu fordert die Finanzbehörde einen konkreten Nachweis über die Kosten und die Art des Geschäftsessens in Form eines Bewirtungsbelegs. Ohne einen Beleg können Sie keine Betriebsausgabe zurückfordern.

Damit die Finanzbehörde den Bewirtungsbeleg anerkennt, muss er folgende Kriterien erfüllen:

• Beleg wurde ordnungsgemäß ausgefüllt
• Belegaussteller ist ein gastronomischer Betrieb
• Nennung des unternehmerischen Zwecks des Geschäftsessens

Wann und wie viel kann bei einem Geschäftsessen steuerlich abgesetzt werden?

In welcher Höhe Sie die Geschäftsessen als Betriebsausgaben absetzen können, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Örtlichkeit

Bewirtungskosten können nur dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn die Bewirtung außer Haus, also beispielsweise in einem Restaurant oder Café stattfindet. Lädst du hingegen in deinen Büroräumlichkeiten oder sogar zuhause zum Geschäftsessen ein, wirst du dir nichts von der Steuer zurückholen können.

Gäste

Handelt es sich bei einem Geschäftsessen um ein Treffen zwischen Geschäftspartnern, Lieferanten oder mit Kunden, können gemäß Einkommensteuergesetz bis zu 70 Prozent der Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Kommen bei einem Treffen hauptsächlich Mitarbeiter zusammen, können Kosten bis zu 100 Prozent von der Steuer abgesetzt werden. Im Beleg muss deutlich gekennzeichnet werden, ob Kunden oder Mitarbeiter bewirtet wurden. Während bei der Bewirtung von Kunden lediglich mindestens eine Person aus einem fremden Unternehmen anwesend sein muss, dürfen bei der Bewirtung von Mitarbeitern hauptsächlich Mitarbeiter des eigenen Unternehmens anwesend sein.

Anlass und Angemessenheit

Jeder Bewirtungsbeleg muss den Anlass des Treffens enthalten. Für das Finanzamt gilt: Die eingeladenen Personen müssen dem Anlass des Geschäftsessens angemessen sein. So dürfen zum Beispiel bei Geschäftsessen zum Zweck einer Verhandlung nur die direkt beteiligten Personen teilnehmen. Weiterhin müssen die anfallenden Kosten in einer vernünftigen Bezug zum Anlass stehen. Sind die angegebenen Kosten deutlich zu hoch, kann dies sogar eine Betriebsprüfung führen.

Wichtige Faktoren bei der Beurteilung der Angemessenheit sind

• Umfang der Bewirtung
• Unternehmensgröße
• Umsatz und Gewinn des Unternehmens

nachfolgenden Formulierungen inspirieren lassen:

• Erstberatung zum Projekt
• Finanzielle Verhandlungen und Absprache von Details betreffend
• Fachlicher Austausch zum Thema
• gemeinsames Mittagessen als Integration für neue Mitarbeiter

Was muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Damit ein Bewirtungsbeleg rechtsgültig ist, muss er vom Gastronom oder einem Angestellten des Gastronomiebetriebes ausgefüllt und unterschrieben werden. Aus dem Beleg muss eindeutig hervorgehen, dass es sich um ein Geschäftsessen handelt und zu welchem konkreten Anlass die Einladung erfolgte wie zum Beispiel “Beratung des Projektes”. Die Bezeichnung “Geschäftsessen” als Anlass genügt dem Finanzamt in der Regel Finanzamt nicht, da der Begriff viel zu allgemein ist.

Bewirtungsbeleg muss maschinell erstellt sein und folgende Angaben enthalten:

• Ort der Bewirtung (Name und Anschrift des Restaurants)
• Datum der Bewirtung
• Registrier- bzw. Rechnungsnummer
• Kosten der Bewirtung mit Bruttobetrag und angewendetem Steuersatz
• Namen und Unternehmenszugehörigkeit der bewirteten Personen
• Anlass der Bewirtung
• Kosten und Auflistung der Speisen und Getränke
• Datum und Unterschrift des bewirtenden Unternehmers
• Ggf. Höhe des Trinkgelds (Name und Unterschrift des Kellers)

Bewirtungsbeleg höher als 150 Euro, muss der Bewirtungsbeleg zusätzliche Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des bewirteten Unternehmens

Bewirtungsbelege höher als 250 Euro, muss der Bewirtungsbeleg zusätzliche Angaben enthalten:

• Empfänger der Rechnung (vom Restaurant einzutragen)
• Steuernummer des Restaurants
• Angaben zum Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Der Beleg muss in jedem Fall vom Gastgeber unterzeichnet werden.

Bewirtungsbeleg Vorlage

In Gastronomiebetrieben gibt es in der Regel immer einen vorgefertigten Bewirtungsbeleg, der bei Bedarf nur noch mit den entsprechenden Daten des Kunden ausgefüllt werden muss. Der Beleg ist entweder direkt auf die Rückseite der Rechnung aufgedruckt oder es gibt einen separaten Beleg, der an die Rechnung angeheftet wird.

Wie lange muss ein Bewirtungsbeleg aufbewahrt werden?

Ein Bewirtungsbeleg müssen wie alle Rechnungen zu den Dokumenten, für die eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt. Um ihre Lesbarkeit dennoch über den gesamten Aufbewahrungszeitraum zu garantieren, empfehlen wir dir, alle Belege zusätzlich einzuscannen und in digitaler Form zu archivieren. Alle Bewirtungsbelege werden im Regelfall im Kassenbuch des Betriebs erfasst und mit einer laufenden Rechnungsnummer versehen.

Wissenswertes zum Bewirtungsbeleg

Trinkgeld oder Garderobengebühren

Trinkgeld oder Garderobengebühren sind zu 70% absetzbar. Trinkgelder enthalten grundsätzlich keine Umsatzsteuer.
Für Kleinunternehmer, die nicht am Umsatzsteuer-Verfahren teilnehmen, gilt die 70%-Regelung für den Bruttobetrag. Ansonsten gelten dieselben Bedingungen.
Die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer ist komplett absetzbar.

Trinkgeldzahlungen müssen nachgewiesen werden

Das Trinkgeld als eine freiwillige Zahlung erscheint nicht auf dem Bewirtungsbeleg, ist den noch als Betriebsausgabe abzugsfähig. Für den Bewirtenden ergeben sich zwei Möglichkeiten, das Trinkgeld nachzuweisen

• Der Trinkgeldempfänger quittiert das erhaltene Trinkgeld.
• Der Unternehmer erstellt einen Eigenbeleg.

Dieser Betrag kann durch einen Eigenbeleg nachgewiesen werden, sollte aber bei einer höheren Summe vom Personal, das es erhält bestätigt werden. Die Bewirtung an sich kann nicht mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden, dafür ist ein Bewirtungsbeleg des Restaurants erforderlich.

Bewirtungskosten sind leichte Beute bei einer Betriebsprüfung

Belege für Geschäftsessen sind bei Betriebsprüfungen ein gefundenes Fressen. Mit digitalen Prüfprogrammen stoßen die Betriebsprüfer schnell auf Unstimmigkeiten. Einmal auf der heißen Spur, legen die Betriebsprüfer richtig los. Beleg für Beleg nehmen sie die Bewirtungskosten auseinander und machen aus Geschäftsessen ein teures Privatvergnügen. Der beste Schutz vor Steuernachzahlungen sind: ordnungsgemäße Bewirtungsbelege!

Der Fiskus sponsert Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass

Unternehmen können 70 Prozent der Kosten für Geschäftsessen als Betriebsausgabe geltend machen. Das Trinkgeld und die Garderobengebühr zählen dazu mit. Soweit die gute Nachricht. Die schlechte Nachricht ist, dass Geschäftsessen oft im Verdacht stehen, in Wahrheit privat veranlasst zu sein. „Schummeleien kommen schnell ans Licht“, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller. Hierbei verlassen sich die Betriebsprüfer nicht nur auf ihre Spürnasen. Vielmehr setzen sie bei der Suche nach Unstimmigkeiten auf digitale Prüfmethoden.
Betriebsprüfer suchen bei Bewirtungskosten gezielt nach Kriterien, die gegen einen geschäftlichen Anlass sprechen, wie zum Beispiel „der Tag der Bewirtung“. Fällt die Bewirtung auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird der betriebliche Anlass schnell angezweifelt. Auch die Angaben auf dem Bewirtungsbeleg nehmen die Beamten genau unter Kontrolle. Zweifel am betrieblichen Anlass haben die Prüfer zum Beispiel, wenn zwei bewirtete Personen nur ein Getränk und ein Essen geordert haben. Auch eine überhöhte Anzahl von Speisen oder ein Kinderessen machen Betriebsprüfer misstrauisch.