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Finanzbuchhaltung

Welche Belege gebraucht für die Erstellung der laufenden Buchhaltung* und wie müssen diese geordnet sein?

Es ist zu differenzieren, ob Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen oder ob Sie bilanzierungspflichtig sind. Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen die Bankauszüge oder Auszüge anderer Finanzkonten (z.B. Kreditkarte, PayPal) eingereicht werden. Zu jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen im Original hinter dem entsprechenden Kontoauszug zu sortieren. Ansonsten benötigen wir einen Ausdruck des Kassenbuches mit sämtlichen bar bezahlten Belegen, die ebenfalls chronologisch geordnet werden müssen. Das gleiche Prinzip gilt, wenn Sie bilanzierungspflichtig sind. Des weiterem benötigen wir noch die zum Monatsende offenen Ein- und Ausgangsrechnungen als Kopie. Fraglos ist uns auch die „Buchhaltung* im Schuhkarton“ bekannt. Sollten Sie diese „vereinfachte“ Buchführung wählen für die Einnahme-Überschuss-Rechnung, benötigen wir die Bankkontoauszüge nicht, hier erfassen wir lediglich alle bezahlten Rechnungen/Quittungen.

Wie funktioniert eigentlich meine Buchhaltung*?

Die Methode ist, dass alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens mit Datum, Betrag, MwSt., Beschreibung und weiteren Daten erfasst und einem System von Buchungskonten zugeordnet werden. Nachdem die Geschäftsvorfälle erfasst sind, kann das System aus diesen Daten verschiedene Auswertungen berechnen, z.B. die Betriebswirtschaftliche Auswertung, Umsatzsteuervoranmeldungen, Kostenstellenauswertungen oder die Einnahmenüberschussrechnung.

Was ist eine ordnungsgemäße Buchführung*?

Eine ordnungsgemäße Buchführung* ist laut Handelsgesetzbuch (HGB §238) und Abgabenordnung (AO §145) so beschaffen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Es ist die planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge in einer Unternehmung auf Grund von Belegen. Die grundsätzlichste Regel lautet „keine Buchung ohne Beleg.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Nach HGB §257 müssen Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Abschlüsse und Berichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe und E-Mails müssen 6 Jahre aufbewahrt werden.

Können Belege auch elektronisch gespeichert werden?

Die Aufbewahrung der original in Papierform erhaltenen Dokumente kann mittels Datenträger geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist und wenn das dabei angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Bei der elektronischen Archivierung ist der Steuerpflichtige verpflichtet, die Hilfsmittel (Soft- und Hardware) der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen.

Welche Bestandteile muss eine Rechnung haben?

Laut Umsatzsteuergesetz (UStG §14) ist jedes Papier mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, eine Rechnung. Da eine ordnungsgemäße Rechnung sehr viele Pflichtangaben beinhalten muss, haben wir Ihnen dafür ein separates Beitrag auf unserer Website vorbereitet.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische E-Rechnung wird digital erstellt und dem Empfänger digital (per Mail, Datenträger, Download, Computer-Fax, etc.) übergeben. Die E-Rechnung muss alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten. Gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist eine elektronische Signatur nicht vorgeschrieben, wenn dies vom Empfänger akzeptiert wird. Der normale Umgang des Empfängers mit der eingegangenen Rechnung (Prüfung, Beanstandung/ Bezahlung, Ablage) gilt hierbei als „stilles“ Einverständnis. Empfänger von E-Rechnungen sind grundsätzlich zur Prüfung verpflichtet (Herkunft, Inhalt, Vollständigkeit). E-Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden, nur ausdrucken und ablegen genügen nicht! Die Frist für Aufbewahrung und Lesbarkeit beträgt aktuell 10 Jahre.

Was mache ich, wenn ich einen Beleg nicht mehr finde oder er nicht mehr lesbar ist?

Wenn ein Beleg fehlt, wenn er verloren gegangen oder nicht mehr lesbar ist, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Das Finanzamt muss diesen Beleg akzeptieren, solange die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig und der Höhe nach glaubhaft sind. Ein Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen nicht möglich. Um die lichtempfindlichen Belege auf Thermopapier zu erhalten, empfehlen wir, diese in Ordnern abzuheften und eine Kopie anzufertigen oder sie einzuscannen. Eine Vorlage für Ihren Eigenbeleg finden Sie in unseren Downloads.

Was genau sind Geschäftsvorfälle?

Geschäftsvorfälle sind alle Vorgänge, die die Vermögenszusammensetzung des Unternehmens verändern. Dies sind neben allen Arten von Einnahmen und Ausgaben auch Änderungen innerhalb des Unternehmens. Geschäftsvorfälle können in bestandswirksame und erfolgswirksame Vorgänge unterteilt werden.

Was sind Kleinbetragsrechnungen?

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 250,00 nicht übersteigt. Diese Rechnungen benötigen weniger Pflichtangaben.

Warum darf die Kasse nicht negativ sein?

Wenn Sie Kassenbuch führungspflichtig sind, müssen Sie beachten, dass der Kassenstand nicht negativ sein darf, da es kein negatives Bargeld gibt. Sofern dies der Fall ist, sollten Sie das Kassenbuch überprüfen und korrigieren. Ein negativer Kontostand führt bei Betriebsprüfungen oft dazu, dass die gesamte Buchführung in Zweifel gezogen wird.

Wie führe ich ein Kassenbuch?

Für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung müssen die Eintragungen in den Geschäftsbüchern vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§146 Abs. 1 Satz 1 Abgabeordnung). Der Grundsatz der Richtigkeit erfordert sowohl materiell als auch formell eine richtige Erfassung. Dafür müssen die Bareinnahmen und Barausgaben täglich festgehalten werden. Auch hier finden Sie unser Merkblatt im Downloadbereich.

Was ist ein Finanzkonto?

In der Buchführung werden Geldbewegungen auf den Finanzkonten erfasst. In den meisten Fällen ist es ein Bankkonto und eine Kasse. Weitere Finanzkonten sind PayPal Konten oder Kreditkartenkonten. Ein unechtes Finanzkonto ist das Privatkonto. Dabei handelt es sich lediglich um ein Verrechnungskonto, da für jede Buchung eine Ausgleichsbuchung auf einem anderen Konto erfolgen muss.

Was sind Anlagegüter?

Anlagegüter sind langfristig im Unternehmen eingesetzte Wirtschaftsgüter, z.B. Fahrzeuge, Maschinen, Kassensysteme, Werkzeuge, Inventar, Büromöbel oder Computer.

Was sind Abschreibungen?

Ausgaben für Anlagegüter gelten steuerlich nicht direkt als Kosten, weil das Anlagegut selbst als Gegenwert in das Unternehmen eingebracht wird. Die meisten Anlagegüter verlieren jedoch mit der Zeit an Wert. Diesen Wertverlust können Sie als Absetzung für Abnutzung (AfA) bzw. Abschreibung als Kosten absetzen. Wie hoch diese sind, hängt vom Wert und Nutzungsdauer ab.

Lohnbuchhaltung

Welche Informationen und Unterlagen werden für die Lohnabrechnungen benötigt?

Für Ihre Lohnabrechnung benötigen wir bis zu verschiedene Informationen. Diese erhalten wir hauptsächlich von Ihnen und Ihren Mitarbeitern, aber auch von Ämtern, Kassen und anderen Behörden und führen sie in der Lohnabrechnung für Sie zusammen. Als Hilfsmaterial für die Sammlung Ihrer grundlegenden Unternehmens- und Mitarbeiterdaten haben wir eine Checkliste vorbereitet. Diese finden Sie unter Downloads.

Welche Aufgaben werden im Rahmen der Lohnabrechnung überhaupt durchgeführt?

Insgesamt übernehmen wir unterschiedliche Dienstleistungen rund um Ihren Lohn. Wir erstellen Lohnabrechnung und kommunizieren dazu mit deutschen Finanzämtern, Krankenkassen sowie Berufsgenossenschaften. Die wesentlichen Leistungen bestehen in der Pflege Ihrer Bestands- und Bewegungsdaten, in der fristgerechten Abrechnung der monatlichen Mitarbeitergehälter, der Berechnung sowie Anmeldung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben und zu guter Letzt der Übergabe aller relevanten monatlichen Auswertungen und Abrechnungen.

Welche Zahlungsfristen sind bei der Lohnabrechnung zu beachten?

Laut Gesetz müssen die Beitragsabrechnung des laufenden Monats schon bis zum drittletzten Bankarbeitstags des Monats bei der Krankenkasse eingehen. Aufgrund der Überweisungszeit müssen noch 2 weitere Tage eingeplant werden. Die Lohnsteuer muss bei berichtigter Lohnsteueranmeldung sofort angewiesen werden, die Lohnsteuer des laufenden Monats erst zum 10. des Folgemonats übermittelt werden. Die Zahlungen an die Mitarbeiter werden wie arbeitsrechtlich vereinbart bezahlt. Im Frühjahr des Folgejahres werden die Berufsgenossenschaftsbeiträge und die Schwerbehindertenabgabe des abgelaufenen Jahres ermittelt und abgeführt. Alle Termine und Fristen finden Sie hier in einer Tabelle zusammengestellt.

Mein Mitarbeiter ist krank, was ist zu tun?

Zu erstes lassen Sie sich von Ihrem Angestellten die Krankschreibung aushändigen. In der Zeit eines Ausfallzeit bis zu sechs Wochen hat der Mitarbeiter Anspruch auf die Fortzahlung des Entgelts. Abhängig von der Krankenkasse werden Ihnen davon bis zu 80 Prozent zurück erstattet.

Wie hoch ist der Urlaubsanspruch meiner Mitarbeiter?

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer 6 Tage-Woche oder 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche. Diese Regelung gilt auch für geringfügig Beschäftigte und andere Teilzeitkräfte: Zur Ermittlung des Urlaubsanspruchs werden die Wochenstunden dabei rechnerisch in Beziehung zu einem Vollzeitarbeitsverhältnis gesetzt.

Gilt für meine Mitarbeiter der Mindestlohn?

Das Mindestlohngesetz gilt seit 2015 für alle Mitarbeiter. Ausnahmen bestehen für Auszubildende, Einstiegsqualifizierung aus Arbeitslosigkeit, Ehrenamtliche, Pflicht- oder Orientierungspraktikanten oder minderjährige Ferienjobber.

Wozu benötige ich die Steueridentifikationsnummer meiner Mitarbeiter?

Mit der Steueridentifikationsnummer werden beim Finanzamt die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) Ihrer Mitarbeiter abgeholt. Die Verwendung dieser ELStAM-Daten ist zwingend vorgeschrieben. Lassen Sie sich deshalb immer die Steueridentifikationsnummer mitteilen und geben Sie an, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt.

Steuern

Welche Informationen und Unterlagen werden für die Lohnabrechnungen benötigt?

Für Ihre Lohnabrechnung benötigen wir bis zu verschiedene Informationen. Diese erhalten wir hauptsächlich von Ihnen und Ihren Mitarbeitern, aber auch von Ämtern, Kassen und anderen Behörden und führen sie in der Lohnabrechnung für Sie zusammen. Als Hilfsmaterial für die Sammlung Ihrer grundlegenden Unternehmens- und Mitarbeiterdaten haben wir eine Checkliste vorbereitet. Diese finden Sie unter Downloads.

Welche Aufgaben werden im Rahmen der Lohnabrechnung überhaupt durchgeführt?

Insgesamt übernehmen wir unterschiedliche Dienstleistungen rund um Ihren Lohn. Wir erstellen Lohnabrechnung und kommunizieren dazu mit deutschen Finanzämtern, Krankenkassen sowie Berufsgenossenschaften. Die wesentlichen Leistungen bestehen in der Pflege Ihrer Bestands- und Bewegungsdaten, in der fristgerechten Abrechnung der monatlichen Mitarbeitergehälter, der Berechnung sowie Anmeldung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben und zu guter Letzt der Übergabe aller relevanten monatlichen Auswertungen und Abrechnungen.

Welche Zahlungsfristen sind bei der Lohnabrechnung zu beachten?

Laut Gesetz müssen die Beitragsabrechnung des laufenden Monats schon bis zum drittletzten Bankarbeitstags des Monats bei der Krankenkasse eingehen. Aufgrund der Überweisungszeit müssen noch 2 weitere Tage eingeplant werden. Die Lohnsteuer muss bei berichtigter Lohnsteueranmeldung sofort angewiesen werden, die Lohnsteuer des laufenden Monats erst zum 10. des Folgemonats übermittelt werden. Die Zahlungen an die Mitarbeiter werden wie arbeitsrechtlich vereinbart bezahlt. Im Frühjahr des Folgejahres werden die Berufsgenossenschaftsbeiträge und die Schwerbehindertenabgabe des abgelaufenen Jahres ermittelt und abgeführt. Alle Termine und Fristen finden Sie hier in einer Tabelle zusammengestellt.

Mein Mitarbeiter ist krank, was ist zu tun?

Zu erstes lassen Sie sich von Ihrem Angestellten die Krankschreibung aushändigen. In der Zeit eines Ausfallzeit bis zu sechs Wochen hat der Mitarbeiter Anspruch auf die Fortzahlung des Entgelts. Abhängig von der Krankenkasse werden Ihnen davon bis zu 80 Prozent zurück erstattet.

Wie hoch ist der Urlaubsanspruch meiner Mitarbeiter?

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer 6 Tage-Woche oder 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche. Diese Regelung gilt auch für geringfügig Beschäftigte und andere Teilzeitkräfte: Zur Ermittlung des Urlaubsanspruchs werden die Wochenstunden dabei rechnerisch in Beziehung zu einem Vollzeitarbeitsverhältnis gesetzt.

Gilt für meine Mitarbeiter der Mindestlohn?

Das Mindestlohngesetz gilt seit 2015 für alle Mitarbeiter. Ausnahmen bestehen für Auszubildende, Einstiegsqualifizierung aus Arbeitslosigkeit, Ehrenamtliche, Pflicht- oder Orientierungspraktikanten oder minderjährige Ferienjobber.

Wozu benötige ich die Steueridentifikationsnummer meiner Mitarbeiter?

Mit der Steueridentifikationsnummer werden beim Finanzamt die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) Ihrer Mitarbeiter abgeholt. Die Verwendung dieser ELStAM-Daten ist zwingend vorgeschrieben. Lassen Sie sich deshalb immer die Steueridentifikationsnummer mitteilen und geben Sie an, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt.