An die Verbuchung von Geld ein- und -auszahlungen werden aufgrund der einfachen Manipulationsmöglichkeiten besonders hohe Anforderungen gestellt. Wirtschaftsprüfer prüfen das Kassenbuch sehr genau und sind befugt, bei unzureichender Kasse das „Steuergrundlagen-Kassenbuch“ zu schätzen.

Die Schätzungen fallen tendenziell hoch aus. Deshalb wollen wir Ihnen einen Einblick in die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchhaltung geben.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich werden nur bilanzierungspflichtige Unternehmen erfasst. Die Kassenbuchpflicht gilt für Unternehmen, die einen Eintrag im Handelsregister haben. Für die nicht in das Gewerbeverzeichnis aufgenommenen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Betrieb erfordern, ist lediglich ein Kassenbuch zu führen. Eine Handelsgesellschaft, die ein Nichthandelsgewerbe betreibt, gilt durch Eintragung in das Handelsregister als Handelsgesellschaft. Kleinunternehmer, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, sind zur Buchführung verpflichtet.

Hinweis für ein in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb sind u. a.:

  • einen höheren Umsatz als 500.000 EUR
  • einen höheren Gewinn als 50.000 EUR
  • eine hohe Mitarbeiterzahl
  • ein umfangreiches Warenangebot
  • vielfältige Geschäftskontakte

Aufbau eines Kassenbuches

  1. Name des Unternehmers
  2. Datum des Monats
  3. Blattnummer
  4. eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Zuordnung (Belegnummer)
  5. das Datum des Geschäftsvorfalls
  6. einen Buchungstext zur Beschreibung des Geschäftsvorfalls
  7. den Betrag und die Währung der jeweiligen Einnahme
  8. den Betrag und die Währung der jeweiligen Ausgaben
  9. den aktuellen Kassenbestand unter Berücksichtigung jedes gebuchten Geschäftsvorfalls
  10. Unterschrift

Für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung gilt folgender Grundsatz:

„Eintragungen in den Geschäftsbüchern müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§146 Abs. 1 Satz 1 Abgabeordnung).“

Geldeinnahmen und -ausgaben sind täglich zu erfassen (§146 Abs. 1 Satz 2 AO). Eine Verspätung von einem Tag ist nur dann unbedenklich, wenn zwingende betriebswirtschaftliche Gründe einer Erfassung am Tag des Eingangs entgegenstehen und aus den Buchungsbelegen ersichtlich ist, wie sich der zu erwartende bescheidene Kassenbestand entwickelt hat. Es besteht ein steuerliches Risiko von möglicherweise hohen Bußgeldern, wenn meldepflichtige Geschäftsvorfälle absichtlich oder unrichtig nicht oder falsch angemeldet werden, wodurch Steuerzahlungen gekürzt werden können.

Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung

  • Keine Buchung ohne Beleg
  • Belege müssen fortlaufend nummeriert sein
  • Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Soll-Bestand jederzeit mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann
  • Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich
  • Der Kassenbestand darf nie negativ sein (eine Kasse kann nicht mehr als leer sein)
  • Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit)
  • Auch Privateinlagen und Entnahmen sind täglich aufzuzeichnen
  • Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse)
  • Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung
  • Keine willkürliche Tagesfolge (bspw. 16. Mai => 09. Mai => 17. Mai …). Sollte die Verarbeitung eines Tages versehentlich unterblieben sein, muss das Kassenbuch neu verfasst werden
  • Keine Leerzeilen lassen, also fortlaufend untereinander schreiben

Das Cash Management wird durch verschiedene Gesetze geregelt. Dazu gehören das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die „Richtlinien zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Zugriff auf Daten (GoBD) “.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassenbuch richtig führen Das sind die gesetzlichen Vorgaben:

Anforderung Details Rechtliche Grundlage
Tägliche Aufzeichnung „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung […] besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht.“ § 146 Abs. 1 AO
Nachvollziehbarkeit Keine Buchung ohne Beleg! „Die Buchführung muß […] einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln.“ § 238 Abs. 1 und 2 HGB
Ordnung und Unveränderbarkeit Alle Kassenbuch-Einträge müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. § 239 Abs. 2 HGB
Aufbewahrungspflichten Zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Kassenbücher und für Rechnungen § 147 AO
§ 257 Abs. 1 und 4 HGB
§ 14 b UStG
Führung elektronischer Kassenbücher Verwendete Software muss „jeden […] Geschäftsvorfall […] vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ aufzeichnen. Sie muss über eine „technische Sicherheitseinrichtung“ verfügen und Geschäftsvorfälle sicher speichern und für Nachschauen und Außenprüfungen verfügbar halten“. § 146 a AO
GoBD
Kassen-Nachschau Vertreter der Finanzbehörde können Ihre Geschäftsräume ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten betreten, um „Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau)“ § 146 b AO
Aufzeichnungspflicht für Umsatzsteuer Die Bemessungsgrundlage (Kaufpreis), der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag müssen ausgewiesen werden. § 22 Abs. 2 UStG
Anforderungen an Registrierkassen seit 1.1.2017 („Kassenrichtlinie“) Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Streckenzähler müsssen „alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar sowie vollständig aufzeichnen und aufbewahren“. Eine Verdichtung dieser Daten oder die alleinige Speicherung von Rechnungsendsummen (Z-Bons) sind unzulässig. BMF-Schreiben vom 26.11.2010
Buchung von EC-Kartenumsätzen in der Kassenführung Bare und unbare Geschäfte sind zu trennen. BMF-Schreiben vom 16.08.2017

Kassenbuch handschriftlich führen: Ja oder Nein?

Wenn Ihr Unternehmen nur eine geringe Anzahl von Bargeldtransaktionen aufzeichnet, kann ein handgeschriebenes Kassenbuch ausreichen. Der Nachteil ist, dass Barguthaben manuell in das Hauptbuch übertragen werden müssen.

Fertig geheftete Kassenbücher finden Sie im Bürofachhandel. Alternativ können Sie eine entsprechende Vorlage aus dem Internet herunterladen. Alternativ können Sie selbst eine Excel- oder Word-Vorlage für das Kassenbuch erstellen.

Digitales Kassenbuch in Excel ist unzulässig

Excel-Dokumente können bearbeitet werden. Die Finanzbehörden verlangen jedoch, dass die Buchungsbelege nicht verändert werden können. Daher ist eine ordnungsgemäße Kassenbuchhaltung in Excel nicht möglich. Seien Sie immer vorsichtig mit Excel-Vorlagen für Kassenbücher, die im Internet kursieren. Anders sieht es bei „Excel-basierten“ Kassensoftware aus, die von einigen Softwarehäusern angeboten wird.