In der Praxis geschehen Buchungen nicht aufgrund einer Aufzählung aller einzelnen Geschäftsfälle, sondern aufgrund der Ereignisse selbst. Dabei sind für die meisten Geschäftsfälle Belege vorhanden. Belege sind Papiere (Unterlagen der verschiedensten Art), aus denen die Einzelheiten jedes Geschäftsfalls zu ersehen sind. Durch die Belege kann die Richtigkeit der Buchungen bewiesen werden .
Ich möchten dich auf die Formulierung aufmerksam machen: „… für die meisten Geschäftsfälle sind Belege vorhanden“. Daraus folgt, dass es im Geschäftsleben auch Geschäftsfälle gibt, bei denen von vornherein noch kein Beleg existiert. Für die Finanzbuchhaltung hat aber der Grundsatz Gültigkeit:
Keine Buchung ohne Beleg!
Belegformen
Neben den externen Belegen (auch als Urbelege oder natürliche Belege bezeichnet), die auf geschäftlichen Beziehungen zwischen dem Unternehmen und Dritten beruhen und anlässlich eines Geschäftsfalles zwangsläufig anfallen (z.B. Eingangsrechnung der Lieferer, Kopien der Rechnungen an Kunden, Bankauszüge, Quittungen, Frachtbriefe, Bewirtungsbeleg), gibt es interne Hilfsbelege (auch als Eigenbelege bezeichnet), die dann vom Buchhalter selbst zu erstellen sind, wenn für einen Buchungsvorgang kein Beleg vorliegt (z.B. Belege für Privatentnahmen, Materialentnahmescheine, Lohn- und Gehaltslisten, Anweisungen für Um- oder Korrekturbuchungen, Abschlussbuchungsbelege).
Aufbewahrungsfrist
Nach der Buchung müssen die Belege sorgfältig abgelegt und aufbewahrt werden, da sie bei Prüfung als Beweismittel dienen.
Die Aufbewahrungsfrist für diese Belege beträgt 10 Jahre .
Reicht ein Eigenbeleg für den Vorsteuerabzug aus?
Den Vorsteuerabzug verweigert die Finanzverwaltung ausnahmslos, sofern nur ein Eigenbeleg vorliegt. Denn für den Vorsteuerabzug ist gemäß § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine Rechnung erforderlich, die entweder den Bestimmungen des § 14 UStG oder, bei Kleinstbeträgen, den Vorgaben des § 33 UStDV genügt .
Welche Anforderungen muss ein Eigenbeleg erfüllen?
Damit das Finanzamt einen Eigenbeleg anerkennen darf, müssen drei grundsätzliche Voraussetzungen erfüllt sein:
Den so belegten Betriebsausgaben muss ein Geschäftsvorfall zugrunde liegen.
Dieser muss beruflich oder geschäftlich veranlasst sein.
Die Betriebsausgaben müssen der Höhe nach plausibel sein.
Die Finanzverwaltung hat bisher keine Vorschriften erlassen, die die äußere Form des Eigenbelegs betreffen. Dennoch solltest du bei der Erstellung auf bestimmte Formalien achten, damit die die Finanzbehörden den Sachverhalt im Falle einer Prüfung auch nachvollziehen können.
Ein Eigenbeleg sollte deshalb folgende Elemente beinhalten:
Zweck der Betriebsausgabe
Höhe des Betrages
Datum der Zahlung und Datum des Belegs
Grund für den Eigenbeleg und Erläuterungen zum Sachverhalt (sofern erforderlich)
Eigenhändige Unterschrift
Eigenbeleg Beispiele
Eigenbeleg Beispiel 1 – Trinkgeld
- Belegnummer: (Fortlaufend Kassenbelegnummer)
(Hinweis: Der Eigenbeleg erhält die Nummer, die auch der korrespondierende Fremdbeleg erhalten hätte.) - Zweck der Betriebsausgabe:
Trinkgeld für die Servicekraft anlässlich eines Geschäftsessens mit dem Kunden Testmann aus Oldenburg
im Restaurant 99 Luftballons , Sommerstraße 1, 26131 Oldenburg. - Betrag:
10 Euro (fünfzehn Prozent des Rechnungsbetrags!) - Datum der Zahlung:
18.05.2021 - Grund für den Eigenbeleg:
Keine Quittung für das Trinkgeld erhalten. - Datum des Belegs:
Oldenburg, den 08.06.2021 - Name des Belegerstellers:
Mimi Musterfrau - Unterschrift des Belegerstellers:
Mimi Musterfrau
Eigenbeleg Beispiel 2 – Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
- Belegnummer: (Fortlaufend Kassenbelegnummer)
(Hinweis: Der Eigenbeleg erhält die Nummer, die auch der korrespondierende Fremdbeleg erhalten hätte.) - Zweck der Betriebsausgabe
Anschaffung eines neuen Druckers für das Home-Office - Betrag:
50 Euro - Datum der Zahlung:
18.05.2021 - Grund für den Eigenbeleg:
Der Kassenbon wurde versehentlich mit Kaffee überschüttet und ist nicht mehr leserlich.
Erläuterung: Die Bezahlung erfolgte mit EC-Karte, der Beleg liegt diesem Eigenbeleg bei. - Zahlungsempfänger: Lehrmann Technik in 97828 Marktheidenfeld
- Datum des Belegs:
Oldenburg, den 08.06.2021 - Name des Belegerstellers:
Maria Musterfrau - Unterschrift des Belegerstellers:
Maria Musterfrau
Eigenbeleg Beispiel 3 – Taxikosten im Ausland!
- Belegnummer: (Fortlaufend Kassenbelegnummer)
(Hinweis: Der Eigenbeleg erhält die Nummer, die auch der korrespondierende Fremdbeleg erhalten hätte.) - Zweck der Betriebsausgabe:
Geschäftsreise vom 24. bis 28. April 2021 zum Kunden Moses Kayangy nach Uganda (Ostafrika) ; Kosten für die Fahrt im Taxi vom Flughafen zum Hotel Zulu (Innenstadt) - Betrag:
12.65 Euro - Ursprünglicher Betrag:
55.000 ,-Uganda -Schilling, Umrechnungskurs am 24.04.2021: 0,00023 - Datum der Zahlung:
24.04.2021 - Grund für den Eigenbeleg:
Der Taxifahrer hat nach Vereinbarung einer Pauschale das Taxameter ausgestellt und
behauptete am Ende der Fahrt, dass er deshalb keine Quittung ausstellen kann - Datum des Belegs:
Oldenburg, den 08.06.2021 - Name des Belegerstellers:
Maria Musterfrau - Unterschrift des Belegerstellers:
Maria Musterfrau
Eigenbeleg Beispiel 4 – Privatentnahme/Privateinlage
- Belegnummer: (Fortlaufend Kassenbelegnummer)
(Hinweis: Der Eigenbeleg erhält die Nummer, die auch der korrespondierende Fremdbeleg erhalten hätte.) - Zweck der Betriebsausgabe:
Privateinlage/Privatentnahme - Betrag:
1.000 Euro - Datum der Entnahme/Einlage:
18.05.2021 - Datum des Belegs:
Oldenburg, den 08.06.2021 - Name des Belegerstellers:
Mimi Musterfrau - Unterschrift des Belegerstellers:
Mimi Musterfrau
FAQ Eigenbeleg
Bei Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 Euro brutto ist es in der Regel unproblematisch. Dies gilt grundsätzlich für Zahlungen, die über ein Bankkonto erfolgen.
Einen Eigenbeleg erstellen Sie, wenn eine Rechnung bzw. Quittung nicht mehr auffindbar ist und Sie die Ausgaben trotzdem steuerlich geltend machen wollen. Das sollte aber eher die Ausnahme als die Regel sein. Die Höhe der Beträge ist für das Finanzamt entscheidend. Dennoch solltest Sie bei der Erstellung auf bestimmte Formalien achten, damit die die Finanzbehörden den Sachverhalt im Falle einer Prüfung auch nachvollziehen können.
Der Inhaber sollte den Eigenbeleg eigenhändige unterschreiben, um die Richtigkeit der gemachten Angaben geltend zu machen.
Wie hoch darf ein Eigenbeleg sein?
Was muss auf einen Eigenbeleg?
Wann darf ich einen Eigenbeleg schreiben?
Wer muss Eigenbeleg unterschreiben?
Welche Vorschriften gibt es für Eigenbelege?
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